⋄ Les missions

Le pôle administratif est composé de 3 personnes. Il a pour mission de permettre aux équipes scientifiques et techniques de réaliser leur mission dans les meilleures conditions tout en respectant les directives et règles administratives.
Il a en charge l’administration du laboratoire : budget de l’unité, secrétariat de direction et gestion des ressources humaines, formation.

⋄ Les ressources humaines

  • Traite l’ensemble des opérations relatives à la Gestion Administrative des Personnels:
    • permanents: gestion des carrières, conseils et accompagnement, aspects sociaux…
    • non permanents (stagiaires, doctorants, post-doctorants, CDD…) : constitution des dossiers de recrutement et suivi tout au long de l’engagement contractuel
    • visiteurs et invités
  • Assure l’interface avec les Services Préfectoraux et l’OFFI pour l’accueil des personnels étrangers : Gestion des Conventions d’Accueil, opérations administratives permettant la délivrance de carte de séjour…
  • Assure l’interface avec les service du Fonctionnaire de Défense du CNRS

⋄ L'accueil, la formation et la gestion des missions

  • Accueil et gestion des missions :
    • Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et fournisseurs
    • Assurer l’organisation logistique des manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) du laboratoire
    • Gérer les déplacements de l’ensemble des agents du laboratoire et des chercheurs invités
  • Formation permanente :
    • Recueillir les besoins en formation des personnels, rédiger et suivre le plan de formation de l’unité
  • Communication :
    • Créer des supports d'édition (dépliant, affiche, bandeau, rapports…)
    • Gérer la communication interne et externe et assurer l'animation scientifique du laboratoire en collaboration avec le service communication de la Délégation Côte d’Azur du CNRS

⋄ La gestion financière

  • La mise en place du budget et son exécution :
    • Administrateur GESLAB
    • Validation des commandes et formation des utilisateurs
    • Mise en œuvre de l’architecture budgétaire du laboratoire
    • Suivi des recettes
    • Suivi des dépenses
    • Suivi financier des manifestations scientifique organisées par le laboratoire
    • Gestion des recettes exceptionnelles
  • Suivi des demandes budgétaires DIALOG
  • Responsable cartes achats
  • Mise en place et suivi des avis de publicité
  • Interface entre le laboratoire et les services financiers de la délégation
  • Justification des contrats
  • Administrateur WEBCONTRAT (24 contrats en cours)
    • 4 contrats européens (1 ERC)
    • 17 contrats Agence Nationale de la Recherche (1 labex)
    • 2 contrats régionaux
  • Préparation du prévisionnel avec les responsables scientifiques
  • Suivi des conventions et facturations (hébergement, prestations externes)
  • Le service financier a vocation à accompagner les responsables scientifiques et la direction du laboratoire dans les affaires financières au vu de la réglementation en vigueur de l’établissement

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